Sinn oder Unsinn? Genau diese Frage stellte sich beim DER BUSINESS Solutions Kick-Off 2026 am 5. Mai: In einem interaktiven MICE-Workshop kamen Branchenexpert:innen aus der Hotellerie zusammen, um offen über die Realität im MICE‑Ausschreibungsprozess zu sprechen: Was funktioniert noch – und wo hakt es?
Das Ziel: Herausforderungen klar benennen, Erfahrungen teilen und gemeinsam Ideen entwickeln, wie der MICE‑RFP auch künftig echten Mehrwert liefern kann.
In der täglichen Arbeit sehen wir eine Vielzahl an Herausforderungen rund um den MICE RFP. Abweichungen von vereinbarten RFP-Raten und Prozessen sind keine Seltenheit – teils weichen tatsächliche Hotelpreise von zuvor verhandelten Vertragstarifen ab, was zu Verwirrung bei allen Beteiligten führt. Hinzu kommt, dass Off-Channel-Angebote und Direktbuchungen an der offiziellen Buchungstools vorbei getätigt werden. Dies bedeutet, dass Hotels ihre Angebote an den Firmenkunden außerhalb des vereinbarten Kanals machen, wodurch Provisionen umgangen und Transparenz und Nachverfolgbarkeit erschwert werden. Erschwerend wirken zudem lange Vertragslaufzeiten von oft zwei Jahren. Was einst Planungssicherheit versprach, entpuppt sich heute zunehmend als zu starres Konstrukt in einem dynamischen Marktumfeld.
Gleichzeitig berichten Hotels davon, dass sie trotz vertraglicher Vereinbarungen nicht regelmäßig in Anfragen berücksichtigt werden. Umgekehrt wiederum werden AGBs der Firmenkunden im Nachgang ignoriert – mit erheblichem Mehraufwand für alle Beteiligten.
Das Ergebnis: ein erhöhter administrativer Aufwand, weil Abweichungen manuell geklärt werden müssen. Schließlich bergen diese Umgehungen erhebliche Compliance-Risiken, da bei heterogenen Buchungskanälen Transparenz und Nachverfolgung leiden. Kein Wunder also, dass der Mehrwert des klassischen RFP‑Ansatzes zunehmend hinterfragt wird.
Vor diesem Hintergrund diskutierten die Teilnehmer in Gruppen zentrale Fragen zum MICE-RFP-Prozess.
Trotz aller Kritik war sich der Workshop schnell einig: Der MICE‑RFP ist nicht obsolet – er braucht ein Update. Richtig eingesetzt, kann er weiterhin ein starkes Instrument sein.
Um den MICE-RFP zu reformieren und effizienter zu gestalten, sollen Vertragslaufzeiten kürzer gefasst werden. Anfragen sollten gebündelt werden, sodass mehrere potenzielle Veranstaltungsanfragen gemeinsam abgewickelt werden können. Vertragshotels sollten im Tool priorisiert angefragt oder prominent gelistet werden, bevor andere Hotels einbezogen werden. Ebenso sprachen sich die Workshop-Teilnehmenden dafür aus, Budgetvorgaben in den Ausschreibungen einzubauen und verbindliche Antwortzeiten für beide Seiten (Hotels und Kunden) festzulegen, um den Prozess straffer und planbarer zu machen. All das sorgt für Planungssicherheit, Verlässlichkeit und Tempo – Faktoren, die im MICE‑Geschäft heute entscheidend sind.
Innovation und Technologie spielen eine Schlüsselrolle. Es wurden moderne Tools wie Meeta X oder MeetingPackage im Workshop als Channel Manager für MICE diskutiert. Solche Plattformen ermöglichen die direkte Buchung von Veranstaltungen und erzielen gerade für Standardanfragen eine Arbeits- und Zeitersparnis. Ergänzend wurden KI-gestützte Lösungen zur Content-Pflege thematisiert, die eine effizientere Aktualisierung von Hotel- und Angebotsinformationen ermöglichen. Insgesamt zeigte sich: Der gezielte Einsatz smarter Technologien hat das Potenzial, den RFP-Ausschreibungsprozess deutlich zu verschlanken, die Transparenz zu erhöhen und Reaktionszeiten im gesamten Buchungsprozess spürbar zu verkürzen.
Die Einführung von dynamischen MICE-Raten wurde als zukunftsweisend diskutiert. Viele Hotels würden solche flexiblen Zimmerpreise ausdrücklich begrüßen. Pauschalangebote (z. B. Tagungspauschalen) können dahingegen als feste Größen bestehen bleiben. Wichtig sei es jedoch, klare Regelungen für Spitzentage und Nebenzeiten zu definieren, um Preisstrukturen nachvollziehbar und fair zu gestalten.
Der MICE-Workshop hat eindrucksvoll gezeigt, dass der klassische RFP-Prozess im MICE-Bereich zwar vor Herausforderungen steht, aber keineswegs obsolet ist. Die Workshop-Ergebnisse untermauern: Mit Transparenz, Flexibilität und modernen Technologien lassen sich vorhandene Schwachstellen überwinden.
Interesse geweckt? Unser Team von DER BUSINESS Solutions steht bereit, gemeinsam mit Ihnen die Zukunft Ihres MICE-Einkaufs zu gestalten. Ob optimierter RFP-Prozess oder innovative Tagungslösungen – wir begleiten Sie gern auf dem Weg zu effizienteren und zukunftsfähigen MICE-Prozessen. Kontaktieren Sie uns, um die nächsten Schritte zu besprechen. Wir freuen uns auf den Austausch!
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