Der Weg zum perfekten Reiseplan – wahrlich kein Selbstläufer!

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie eigentlich ein maßgeschneiderter Reiseplan für Geschäftsreisende im Business-Reisebüro entsteht? Es mag wie ein Selbstläufer erscheinen, aber hinter den Kulissen steckt eine beeindruckende Menge Arbeit, um Ihnen letztendlich den perfekten Reiseplan präsentieren zu können. 

Ob in gedruckter Form, als PDF, in HTML oder über eine App – jeder benötigt einen solchen Plan, doch oft wird übersehen, wie viele Schritte und Hände erforderlich sind, um ihn zu erstellen. Der Glaube, dass ein Reiseexperte nur einen Knopf drücken muss und voilà, der Plan ist fertig, ist leider weit entfernt von der Realität. 

“Der Anfang von Allen”

Zu Beginn werden Flüge, Hotels, Mietwagen oder Zugfahrten sorgfältig von unseren Business-Reiseexperten koordiniert und gebucht. Jede einzelne Komponente muss nahtlos ineinandergreifen. Anschließend trägt ein Mitarbeiter des Reisebüros spezifische Informationen in das Reservierungssystem ein, um Angebote, Bestätigungen oder Änderungen an Sie richtig zuzusteuern und natürlich im Anschluss auch an Sie zu übermitteln. 

An dieser Stelle kommen spezielle “Smart-Flows” unseres Buchung-Systems ins Spiel, die dazu dienen, Eingabefehler zu minimieren. Die Buchungen werden danach in Warteschlangen sogenannte “Queues” platziert, wo automatisierte Prozesse für die Sortierung sorgen. Parallel dazu erfolgen die Ausstellung, Änderung oder Stornierung von Tickets – weitere Schritte, die teils automatisiert, teils manuell ausgeführt werden. Doch damit nicht genug. 

Die bislang gesammelten Daten werden schließlich zu einem maßgeschneiderten individuellen Reiseplan zusammengeführt, meistens in Form eines PDF-Dokuments. Dabei werden die Daten automatisch in ein vordefiniertes Template übertragen und zusammenstellt, dass Platzhalter für die verschiedenen Informationen enthält. Einige Kunden benötigen spezifische Angaben für Reisen in bestimmte Länder, andere verlangen nach Notfallnummern, während wiederum andere zusätzliche Reiseinformationen im Anhang als PDF wünschen. Oder soll einfach nur ein eigenes Logo sein? All dies ist möglich.  

“Versand des maßgeschneiderten Reiseplans: Ihre Präferenzen im Mittelpunkt!”

Doch nun ist der Reiseplan zwar virtuell erstellt, aber er muss auch noch versendet werden. Doch nun gilt es erst einmal die Frage zu klären: Soll der Plan ausschließlich dem Reisenden selbst übermittelt werden, oder auch der Sekretärin/dem Sekretär oder vielleicht sogar einem Travel Manager? Die Optionen sind vielfältig und Ihre Präferenzen stehen im Mittelpunkt. Letztendlich wird die Buchung erneut sortiert und findet ihren Platz in einer sogenannten Mailer-Queue, um den Versand vorzubereiten. 

Das Resultat ist Ihr maßgeschneiderter, perfekter Reiseplan – exakt auf Ihre Anforderungen abgestimmt. Sind Sie nicht vollkommen zufrieden? Sprechen Sie uns an – gemeinsam finden wir die ideale Lösung. 

Wir bei DER BUSINESS Travel sind stolz darauf, diesen komplexen Prozess zu beherrschen, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsreisen reibungslos verlaufen. Schätzen Sie Ihre maßgeschneiderten Reisepläne genauso sehr, wie wir es tun? 

Für weitere Informationen oder bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.