2026 wird zum Schlüsseljahr für MICE: KI beschleunigt Routinen, Payment und Prozesse werden smarter. Genau dadurch entsteht mehr Raum für das, was Events wirklich stark macht: gute Zusammenarbeit. Das Team DER BUSINESS Solutions besuchte das 7. MICE Corporate Forum, veranstaltet von der meetago Group im Hotel Scandic Frankfurt Museumsufer, und schilderte seine Eindrücke des Tages. Es trafen sich Vertreter der Branche aus Hotels, Wirtschaft und Dienstleistern zum Austausch über aktuelle Entwicklungen.
Innovationstreiber meetago, hivr.ai und MEETA-X veranstalteten das Forum für Vertreter der Branche zum Austausch über Trends, Tücken und Chancen Künstlicher Intelligenz, Distribution und Payment Solutions. Meetago, eines der führenden europäischen Buchungsportale für Einkauf und Vertrieb von MICE-Leistungen, steht in enger Zusammenarbeit mit hivr.ai, einer KI-Plattform, die den MICE-Bereich von Hotels automatisiert. MEETA-X bietet als SaaS-Lösung ein Cockpit für Hotels, womit alle Anfragen aus unterschiedlichen Portalen und über Kommunikationswege gebündelt werden können.
Der Tag wurde gerahmt von Gästen aus unterschiedlichsten Branchen: zum Start gab es eine wertvolle Keynote der Firma Parloa, die sich auf die Automatisierung von Kundenservice durch intelligente, sprachfähige KI-Agenten spezialisiert hat. Ein unerwarteter Impuls-Auftritt wurde vom GOP Bonn, dem 2. größten Varieté der Welt, präsentiert. Dieser hinterließ nachhaltig den Eindruck, dass die menschliche Komponente auch in der MICE-Branche eine unerlässliche Rolle spielt, um emotionale Themen zu bedienen.
Als Fazit verglich der America’s‑Cup‑Gewinners Dominik Neidhart die Situation mit Zahnrädern, die ineinandergreifen: Nur wenn jeder seine Rolle im Team klar abgrenzen kann und exzellent ausführt, gewinnen alle gemeinsam. Was bedeutet dies im Detail und welche Erwartungen haben die Vertreter der Branche genau?
Die rasante KI‑Entwicklung prägt die MICE‑Branche, aber persönliche Beziehungen bleiben der entscheidende Erfolgsfaktor. KI übernimmt Routineaufgaben von Planung bis Logistik, schafft Zeitgewinn und Präzision und wirkt idealerweise als unsichtbarer Unterstützer im Hintergrund. Entscheidend ist, dass Technologien die Komplexität reduzieren, und nicht erhöhen. Denn wie die Einblicke aus MEETA‑X und den Gesprächen im Forum zeigten: Eine schnelle Angebotsabgabe steigert Abschlusschance und Umsatz signifikant. Viele Prozesse dauern zu lang, doch bei höherer Reaktionszeit sinkt die Conversion Rate deutlich.
Eine Investition in die Messung der Geschwindigkeit, sowie Unterstützung durch KI, wird in der Zukunft unumgänglich sein. Zudem dominieren kleine Meetings mit durchschnittlichen Buchungswerten < 5.000€ den Markt. Dies bedeutet mehr Aufwand bei kleinerem Volumen. Standardisierte und automatisierte Prozesse schaffen mit dem Einsatz von KI mehr Zeit, die wichtigen Gespräche dort zu führen, wo sie Wirkung entfalten.
Viele Kunden erwarten heute einen durchgängigen, regelkonformen „End‑to‑End“‑Prozess von der Anfrage über Genehmigung und Vertrag bis zur Rechnungsprüfung und Zahlung. Genau hier gibt es noch Reibung: Standardprozesse wie Tool‑Onboarding, Rechnungsprüfung und Payment dauern zu lange und variieren je Kunde. Die Erwartungen aus der Wirtschaft ist, dass diese Prozesse idealerweise in einem System abgebildet werden. KI soll auch eine Rolle bei der Hotel-Suche spielen, indem die Kommunikation zwischen Hotel und Kunde vereinfacht wird, und regelmäßige Aufgaben, wie Umbuchungen oder Stornos, technisch unterstützt werden.
Meetago stellte in zwei parallel stattfindenden Workshops im Forum MeePay und die meetago Club Rate als Bausteine für schnellere, integrierte Zahlungs‑ und Ratenprozesse vor. Die meetago Club Rate soll gerade kleinen und mittelständigen Unternehmen die Möglichkeit geben, von bereits vorverhandelten Raten zu profitieren. Mit MeePay wird es zukünftig möglich sein, schneller und sicherer den Bezahlprozess für Kunden abzuwickeln. Neben buchhalterischen Fragestellungen wurde auch steuerrechtliche Themen diskutiert. Das DER BUSINESS Solutions Team analysierte die bisherigen Abläufe und brachte Ideen für die Tool-Entwicklung ein.
Aus Hotellerie‑ und Dienstleister‑Sicht bleibt Verlässlichkeit und strukturierte Zusammenarbeit der Dreh‑ und Angelpunkt: Einheitliche Anfragewege, klare Budgets, detaillierte Briefings von Beginn an und proaktive Kommunikation bei Änderungen. Ein kurzes Telefonat zur Klärung wird definitiv nicht an Relevanz und Bedeutung verlieren. Nur so werden gewisse Probleme schnell gelöst.
Konflikte entstehen aber z.B. durch unterschiedliche AGBs, Kommissionsregelungen, sowie zusätzliche Kosten (Servicegebühren, Zahlungsabwicklung, KI‑Invests). Dienstleister, wie DER BUSINESS Solutions, werden daher als Sprachrohr der Kunden immer wichtiger, zum Beispiel zur Verhandlung der besten Konditionen.
Auf Hotelseite müssen alle Abteilungen gut abgestimmt zusammenarbeiten, um erfolgreich Events umzusetzen. KI kann auch hier unterstützen, ersetzt aber keinesfalls die persönliche Abstimmung. Tools wie meetago, MEETA‑X oder Voice‑AI steigern die Geschwindigkeit, da der Copy-Paste Aufwand reduziert wird und mehr Kapazität für die Beratung bleibt.
Unser DER BUSINESS Solutions Team nutzte den Tag für einen regen Austausch mit Hotelpartnern, Kunden und Dienstleistern zusammen mit seinem Partner meetago und blickt positiv auf das kommende Jahr! 2026 wird schneller und smarter und zugleich menschlicher. Wenn KI die Routine trägt, bleibt mehr Zeit für Gespräche, die Beziehungen vertiefen, Vertrauen stärken und neue Geschäftsabschlüsse beschleunigen. Das MICE Corporate Forum hat gezeigt, dass die Branche bereit ist, genau diesen Weg zu gehen. Der Einsatz von KI wird die MICE-Branche verändern und die Verteilung der Aufgaben neu gewichten.
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