Im Mittelstand stehen Unternehmen regelmäßig vor der Herausforderung, ihre Reisekosten effizient zu gestalten und Einsparungen nachzuweisen. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben oft begrenzte Budgets und suchen nach Möglichkeiten, um Kosten zu reduzieren, ohne dabei auf Qualität zu verzichten. Einsparungen lassen sich durch verschiedene Maßnahmen wie verhandelte Raten, Vertragsraten, Bonusprogramme und die Nutzung von Prämienmeilen realisieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie als KMU diese Potenziale voll ausschöpfen und Einsparungen strukturiert dokumentieren können.

1. Verhandelte Raten und Vertragsraten als Einsparhebel

Die Verhandlung von Raten ist eine der effektivsten Methoden, um Kosten zu senken. Viele Anbieter von Dienstleistungen – insbesondere Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenfirmen – bieten Unternehmen, die regelmäßig buchen, sogenannte verhandelte Raten an. Diese sind in der Regel günstiger als die öffentlich verfügbaren Standardpreise. Durch die Verhandlung dieser speziellen Konditionen können Sie langfristig erhebliche Einsparungen erzielen.

Zusätzlich zu den verhandelten Raten gibt es die Möglichkeit, Vertragsraten zu vereinbaren. Diese stellen eine feste Preispolitik für eine bestimmte Dauer sicher, unabhängig von der saisonalen Preisentwicklung oder kurzfristigen Schwankungen. Durch die Nutzung von Vertragsraten behalten Sie den Überblick über Ihre Reisekosten und sichern sich stabile Preise über einen längeren Zeitraum.

2. Bonusprogramme optimal nutzen

Viele KMU übersehen oft das Potenzial von Bonusprogrammen, die bei Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenanbietern angeboten werden. Diese Programme ermöglichen es Ihnen, für getätigte Buchungen Punkte oder Meilen zu sammeln, die später für Rabatte, kostenlose Upgrades oder sogar kostenlose Buchungen eingelöst werden können. Die Nutzung von Prämienmeilen kann somit zu erheblichen Einsparungen führen, insbesondere wenn Reisen regelmäßig stattfinden.

Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter bei der Buchung von Geschäftsreisen immer die Mitgliedsnummern der Bonusprogramme angeben. Ein gut organisiertes Reisemanagement stellt sicher, dass alle gesammelten Punkte und Meilen dokumentiert und später für weitere Geschäftsreisen verwendet werden können. Dies maximiert Ihre Einsparungspotenziale und verbessert die Rentabilität Ihrer Reisen.

3. Vorausbuchungsfristen einhalten

Ein weiteres Einsparpotenzial liegt in der frühzeitigen Planung und Buchung von Reisen. Vorausbuchungsfristen sind ein wesentlicher Faktor, wenn es darum geht, von günstigeren Preisen zu profitieren. Viele Dienstleister bieten günstigere Tarife an, wenn die Buchung frühzeitig erfolgt. Diese niedrigeren Preise können erheblich zur Reduzierung Ihrer Reisekosten beitragen.

Es empfiehlt sich daher, Geschäftsreisen so früh wie möglich zu planen und zu buchen. Ein zentralisiertes Travel Management, das die Vorausbuchungsfristen im Auge behält, hilft Ihnen dabei, immer von den besten Angeboten zu profitieren und unnötige Mehrkosten zu vermeiden.

4. So dokumentieren Sie Ihre Einsparungen

Die Dokumentation von Einsparungen ist ein wesentlicher Schritt, um den Erfolg Ihrer Kostenoptimierungsmaßnahmen nachvollziehbar zu machen. Ein systematischer Ansatz hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und Einsparpotenziale langfristig zu nutzen.

• Vergleich von Listenpreisen und verhandelten Raten: Notieren Sie sich die Standardpreise für Dienstleistungen und vergleichen Sie diese mit den verhandelten Raten, die Sie ausgehandelt haben. Die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen stellt Ihre direkte Ersparnis dar.
• Erfassung von Bonusprogramm-Einsparungen: Verfolgen Sie, wie viele Meilen oder Punkte Sie gesammelt haben und wie viel Geld Sie durch deren Nutzung gespart haben. Diese Einsparungen sollten in Ihren Reisekostenberichten festgehalten werden.
• Überwachung von Vorausbuchungsfristen: Halten Sie fest, wann Reisen gebucht wurden und wie viel Sie im Vergleich zu einer späteren Buchung gespart haben. Diese Art der Dokumentation kann Ihnen helfen, Ihre Buchungsprozesse weiter zu optimieren.
  Indem Sie diese Schritte regelmäßig durchführen, können Sie Ihre Einsparungen kontinuierlich nachvollziehen und sicherstellen, dass Sie alle Potenziale voll ausschöpfen.

5. Einsparpotenziale gezielt nutzen und dokumentieren

Für KMU bietet die Optimierung der Reisekosten durch verhandelte Raten, Vertragsraten, Bonusprogramme und die Einhaltung von Vorausbuchungsfristen erhebliche Einsparpotenziale. Um diese Potenziale zu maximieren, ist es wichtig, alle Einsparungen systematisch zu dokumentieren und in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Dadurch behalten Sie den Überblick über Ihre Reiseausgaben und können Ihre Einsparungsstrategien stetig verbessern.