Ein erfolgreicher Messebesuch beginnt lange vor der Anreise. Hotelzimmer müssen verfügbar sein, Budgets freigegeben, Verantwortlichkeiten geklärt und passende Konditionen vereinbart und Stornierungfristen getrackt werden. Doch wer Messeaufenthalte nur aus Sicht der Übernachtung betrachtet, greift häufig zu kurz. 

Rund um einen Messetermin entstehen schnell weitere Anforderungen: Vielleicht soll das internationale Management die Gelegenheit für ein strategisches Meeting nutzen. Vertriebsteams benötigen einen Raum für die Abstimmung vor dem Messetag. Wichtige Kunden sollen am Abend zu einem Dinner eingeladen werden. Oder nach einem intensiven Messetag ist ein gemeinsames Rahmenprogramm für Mitarbeitende geplant. 

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: Wo übernachten unsere Mitarbeitenden? Sondern: Was soll während des gesamten Messeaufenthalts stattfinden und wie greifen die einzelnen Bausteine ineinander? 

Früh planen heißt, den tatsächlichen Bedarf früh verstehen  

Gerade bei großen Messen lohnt sich der frühzeitige Blick auf den gesamten Bedarf. Wie viele Personen werden voraussichtlich reisen? Wann kann ein Budget freigegeben werden? Wer darf Kontingente oder weitere Leistungen bestätigen? Welche Flexibilität wird bei Konditionen und Stornofristen benötigt? Wer hält die Stornierungen und Änderungen nach? 

Diese Fragen beeinflussen, welche Lösung für ein Unternehmen sinnvoll ist. 

TRADEFAIRS setzt deshalb bereits beim Hoteleinkauf auf eine genaue Bedarfsklärung sowie auf Hotelrecherche und Marktanalyse. Dazu gehören auch Vergleichsangebote und die Verhandlung von Raten, Stornierungsfristen und weiteren Konditionen mit Hotels. 

Damit ist die Messeplanung nicht zwangsläufig abgeschlossen. 

Den Messetag weiterdenken: Raum für strategische Meetings 

Wenn Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Standorten ohnehin an einem Ort zusammenkommen, kann sich rund um den Messebesuch zusätzlicher Meetingbedarf ergeben. Vielleicht soll vor Messebeginn ein Vertriebsmeeting stattfinden. Das Management möchte die Zeit für eine strategische Abstimmung nutzen. Oder das Messeteam braucht einen geeigneten Raum für Briefings und Nachbesprechungen. 

 An diesem Punkt wird aus der reinen Reiseplanung eine Meetinganforderung. Die Meeting Services von DER BUSINESS Solutions unterstützen unter anderem bei der Hotel- und Locationsuche sowie im Angebots- und Buchungsprozess. Dadurch können Unternehmen auch Anforderungen rund um Tagungen und Meetings strukturiert abbilden. 

Unser Denkimpuls: Wer bereits weiß, dass mehrere Kolleg:innen zur Messe reisen, sollte früh prüfen, welche internen Termine ohnehin rund um diesen Zeitraum anstehen. Ein zusätzlicher Meetingbedarf lässt sich so von Beginn an in die Planung einbeziehen. 

Nach Messeschluss ist der Tag nicht unbedingt vorbei 

Messen leben von persönlichen Begegnungen. Diese müssen mit dem Ende des Messetages nicht abgeschlossen sein. Ein gemeinsames Dinner mit Kund:innen, eine Abendveranstaltung für Mitarbeitende oder ein individuelles Rahmenprogramm können ebenfalls Teil des Messeaufenthalts sein. Auch hier stellen sich frühzeitig Fragen nach Location, Budget, Teilnehmerzahl, Transfers und organisatorischen Verantwortlichkeiten. 

Genau an diesem Punkt können die Event Services von DER BUSINESS Solutions ins Spiel kommen. Das Leistungsspektrum umfasst die Planung und Umsetzung unterschiedlicher Veranstaltungsformate. Dazu können unter anderem die Recherche nach Hotels und Veranstaltungsorten, Restaurants und begleitenden Meetings sowie die Koordination von Tagungsräumen, F&B, Transfers und weiteren Veranstaltungsleistungen gehören. Bei umfangreicheren Veranstaltungen reicht die Unterstützung darüber hinaus von Projekt- und Budgetmanagement über Vertragsmanagement und Einkauf bis zur operativen Umsetzung vor Ort und Nachbereitung. 

Drei Anforderungen, eine gemeinsame Planung

So wird aus der vermeintlich einfachen Frage nach dem Messehotel schnell ein größeres Gesamtbild: 

 TRADEFAIRS:  Wo und zu welchen Konditionen bringen wir unsere Reisenden während der Messe unter?

Meeting Services: Welche Meetings, Workshops oder internen Abstimmungen sollen rund um den Messebesuch stattfinden und welche Räume benötigen wir dafür? 

Event Services:  Welche zusätzlichen Veranstaltungen oder Programme möchten wir für Mitarbeitende, Kund:innen oder Geschäftspartner organisieren? 

Nicht jedes Unternehmen benötigt alle drei Bausteine. Und auch nicht jeder Messebesuch muss zum umfangreichen Eventprojekt werden. Der entscheidende Punkt ist vielmehr, diese Fragen rechtzeitig zu stellen. Von der einzelnen Buchung zum Gesamtbild. 

Wer einen Messebesuch früh plant, sollte deshalb einen Schritt zurücktreten und zunächst das Gesamtbild betrachten: Wer reist? Was soll vor, während und nach der Messe stattfinden? Welche Budgets stehen zur Verfügung? Wer entscheidet? Welche Leistungen müssen eingekauft werden und welche Flexibilität benötigen wir? Aus diesen Antworten lässt sich ableiten, welche Unterstützung tatsächlich benötigt wird. 

DER BUSINESS Solutions bündelt Leistungen rund um Hoteleinkauf, Messeaufenthalte, Meetings und Events. Dadurch können je nach individuellem Bedarf unterschiedliche Services miteinander verbunden werden. Denn gute Messeplanung bedeutet nicht nur, rechtzeitig ein Hotelzimmer zu finden. Sie bedeutet, den gesamten Aufenthalt von Anfang an mitzudenken. 

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und Ihre Ideen!