Die elektronische Rechnung entwickelt sich aktuell in vielen europäischen Ländern vom Digitalisierungsvorhaben zur gesetzlichen Pflicht. Ziel ist es, Rechnungsprozesse zu vereinheitlichen, den Umsatzsteuerbetrug zu reduzieren und die automatische Verarbeitung von Rechnungen zu ermöglichen. Die Einführung betrifft dabei nicht nur Finanz- und Buchhaltungsabteilungen. Auch Travel Manager:innen sollten die Entwicklungen im Blick behalten, da alle Geschäftsreiseleistungen vor allem Hotelrechnungen und auch die Anbindung von Expense-Management-Systemen betroffen sind.
Wichtig dabei: Nicht jede digitale Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung. Eine per E-Mail versendete PDF-Datei erfüllt die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland künftig nicht mehr (bis auf einige Ausnahmen), vor allem für den Vorsteuerabzug. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und den europäischen Standard EN 16931 erfüllen, damit sie automatisiert verarbeitet werden kann. Unter bestimmten Voraussetzungen können Unternehmen auch andere vereinbarte, interoperable strukturierte Formate verwenden.
Zu den in Deutschland etablierten Formaten gehören insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Ein Versand per E-Mail ist weiterhin möglich und sicherlich ein häufig genutzter Weg zum Austausch der Daten.
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze schrittweise eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt grundsätzlich für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen:
Zeitpunkt | Regelung |
Seit 1. Januar 2025 | Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
Bis 31. Dezember 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen bleiben in vielen Fällen zulässig |
Ab 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen |
Ab 1. Januar 2028 | Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt grundsätzlich für alle betroffenen Unternehmen |
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind unter anderem bestimmte Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie einige besondere umsatzsteuerliche Sachverhalte. Verbraucherrechnungen (B2C) fallen nicht unter die neue B2B-Regelung.
Geschäftsreiseprozesse bestehen häufig aus einer Vielzahl unterschiedlicher Leistungserbringer: Hotels, Airlines, Bahnunternehmen, Mobilitätsanbieter, Reisebüros/Travel Management Companies (TMCs).
Die Einführung der E-Rechnung wirft deshalb einige praktische Fragen auf:
Die E-Rechnung ist daher nicht nur ein Compliance-Thema. Sie beeinflusst die gesamte Prozesskette von der Buchung über die Rechnungsstellung bis zur Spesenabrechnung.
UND: Falschausgestellte Rechnungen sind nicht mehr vorsteuerabzugsfähig, damit betrifft das Thema nicht nur Travel Manager:innen sondern auch viele buchhalterische Prozesse.
Im Travel Management sind allerdings nicht pauschal alle Reiseleistungen betroffen. Relevant sind insbesondere inländische B2B-Rechnungen, etwa viele Hotel-, Restaurant-, Mietwagen-, TMC- oder Mobilitätsrechnungen. Für Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro. Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und ausländische Leistungserbringer können andere Regeln gelten.
Deutschland ist keineswegs Vorreiter. Mehrere europäische Länder haben verpflichtende E-Rechnungsmodelle bereits eingeführt oder befinden sich mitten in der Umsetzung.
Italien: Italien gilt als Vorreiter in Europa. Bereits seit Januar 2019 ist die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Geschäfte verpflichtend. Rechnungen werden über das staatliche System „SdI“ verarbeitet.
Rumänien: Rumänien führte die verpflichtende B2B-E-Rechnung über das System „RO e-Factura“ zum 1. Juli 2024 ein.
Belgien: Seit 1. Januar 2026 gilt die strukturierte E-Rechnung grundsätzlich für in Belgien niedergelassene umsatzsteuerpflichtige Unternehmen bei inländischen B2B-Umsätzen. Referenzweg ist Peppol; begrenzte Ausnahmen und vereinbarte Alternativen bestehen.
Polen: Polen führte 2026 schrittweise die verpflichtende Nutzung des zentralen Rechnungssystems KSeF ein. Zunächst wurden große Unternehmen verpflichtet, anschließend weitere Unternehmen.
Frankreich: Ab 1. September 2026 gilt die Empfangspflicht für alle Unternehmen im Anwendungsbereich und die Ausstellungspflicht für Großunternehmen und ETI. PME und Kleinstunternehmen folgen am 1. September 2027. Die Übermittlung erfolgt über von der Finanzverwaltung registrierte plateformes agréées (PA; früher PDP).
In Deutschland ist übrigens aktuell noch kein verpflichtender Übertragungsweg vorgesehen.
Parallel zu den nationalen Initiativen treibt die Europäische Union das Projekt „VAT in the Digital Age“ (ViDA) voran. Das EU-Paket „VAT in the Digital Age“ wurde im März 2025 verabschiedet und ist seit April 2025 in Kraft. Ziel ist eine stärkere Digitalisierung der Umsatzsteuerprozesse in Europa. Langfristig sollen elektronische Rechnungen und digitale Meldeverfahren auch zum Standard für grenzüberschreitende Geschäftsvorgänge werden. Ab 1. Juli 2030 werden für bestimmte grenzüberschreitende B2B-Umsätze elektronische Rechnungen und digitale transaktionsbezogene Meldungen maßgeblich. Die schrittweise Umsetzung und Angleichung nationaler Systeme reicht bis 2035.
Travel Manager:innen sollten sich jetzt vorbereiten und im Hinblick auf die Prozesse in die konkrete Umsetzung kommen. Wer heute Transparenz über seine Rechnungsströme schafft, die technischen Schnittstellen überprüft und z.B. mit Hotels, Reisebüros sowie Systemanbietern über E-Rechnungsfähigkeit spricht, kann spätere Anpassungen deutlich leichter umsetzen. Denn die eigentliche Herausforderung liegt meist nicht im Rechnungsformat selbst. Sie liegt in den Prozessen dahinter.
Quellen
Eine E‑Rechnung ist mehr als eine digitale Rechnung oder ein PDF. Nach deutschem Recht muss eine E‑Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931
✅ XRechnung
Der in Deutschland etablierte Standard, insbesondere im öffentlichen Bereich. Dies ist ein reines digitales Format, ohne Visualisierung durch ein PDF.
✅ ZUGFeRD
Ein hybrides Format aus PDF und eingebetteter XML-Datei. Die maschinenlesbaren Daten ermöglichen die automatisierte Verarbeitung.
❌ Papierrechnung
❌ Eingescanntes PDF
❌ PDF-Rechnung ohne strukturierte XML-Daten
Diese Formate sind zwar elektronisch übertragbar, gelten jedoch nicht als E‑Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Anforderungen.
Im Geschäftsreiseumfeld entstehen Rechnungen beispielsweise für:
Im Travel Management sind nicht pauschal alle Reiseleistungen betroffen. Relevant sind insbesondere inländische B2B-Rechnungen, etwa viele Hotel-, Restaurant-, Mietwagen-, TMC- oder Mobilitätsrechnungen. Für Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro. Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und ausländische Leistungserbringer können andere Regeln gelten. Übriges: Falsch ausgestellte Rechnungen sind nicht vorsteuerabzugsfähig.
Je besser Buchungs-, Rechnungs- und Expense-Daten zusammenspielen, desto geringer wird der manuelle Bearbeitungsaufwand.
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