Plus d'efficacité, moins de coûts : les avantages d'une gestion professionnelle des voyages

Comment l'un des principaux cabinets d'avocats d'affaires en Allemagne optimise ses processus avec DER BUSINESS Travel - Interview avec le conseiller d'entreprise André Borutta
Une planification efficace des voyages d'affaires permet aux entreprises d'économiser du temps et de l'argent, mais elle est souvent complexe. Les sociétés de gestion des voyages (TMC) offrent des avantages décisifs : elles optimisent les dépenses, augmentent la sécurité et garantissent des processus sans faille. Les collaborateurs peuvent ainsi utiliser à d'autres fins le temps qu'ils consacreraient à l'organisation de leurs voyages. André Borutta, directeur de la société de conseil Content ONE, donne un aperçu de ce processus. Content ONE accompagne l'un des principaux cabinets d'avocats d'affaires en Allemagne dans la restructuration de ses processus de voyages d'affaires et a recours pour cela au soutien professionnel du spécialiste des voyages d'affaires DER BUSINESS Travel (DER BT). André Borutta explique dans cet entretien quels sont les avantages de la collaboration avec un TMC.

Monsieur Borutta, vous élaborez avec votre entreprise des optimisations de processus pour des clients issus de différents secteurs et ayant des besoins différents.
exigences. Il s'agissait maintenant de gérer les voyages d'affaires pour environ 1.000
collaborateurs d'un grand cabinet d'avocats sur différents sites. Comment en est-on arrivé là ?

Ce grand cabinet d'avocats était à la recherche d'une agence de voyages d'affaires dotée d'un système de réservation en ligne afin d'optimiser les processus pour environ 1 700 vols et 1 000 réservations d'hôtel par an. Au sein du cabinet, deux travel managers s'occupent de la planification des voyages pour environ 500 à 600 partenaires. Ce ne sont pas des experts en voyages, mais des assistants qui ont une multitude de tâches à accomplir et qui souhaitent effectuer les réservations le plus rapidement possible. Ils doivent souvent composer des voyages complexes, avec des vols en fourche dans le monde entier, qu'il est difficile de représenter avec des systèmes de réservation classiques. Il faut donc un outil qui présente la meilleure solution rapidement et simplement. Et en cas de problèmes - qu'ils soient dus à des grèves, à des influences environnementales ou à des troubles politiques - il est essentiel d'avoir un interlocuteur qui soit rapidement joignable et qui offre son soutien. Il était également important que ces processus
se dérouler conformément à la protection des données. Après une analyse approfondie des besoins, nous nous sommes mis à la recherche d'un partenaire capable à la fois de mettre à disposition l'informatique adéquate et d'offrir le service hors ligne nécessaire, si important au quotidien.

Et c'est DER BUSINESS Travel qui a remporté la course ?

C'est vrai ! L'équipe de DER BUSINESS Travel nous a convaincus non seulement par son énorme expertise technique via la plateforme de réservation en ligne Cytric, mais aussi par ses conseils personnalisés et professionnels. Notre client sera désormais assisté par une équipe à Berlin qu'il pourra contacter à tout moment pour toute question. Ici, ce ne sont pas des collaborateurs anonymes d'un centre d'appel étranger qui parlent, mais des conseillers personnels qui connaissent parfaitement les exigences de l'entreprise. Les questions techniques sont traitées avec compétence par le siège de Francfort et son équipe d'implémentation expérimentée. De plus, DER BT offre un support spécialisé pour le moteur de réservation en ligne. Après l'implémentation, cette équipe prend en charge le suivi permanent des clients et se tient à tout moment à disposition pour répondre aux questions techniques concernant Cytric.

En quoi la collaboration avec DER BT a-t-elle changé le travail quotidien des assistants ?

L'introduction du nouveau système de gestion des voyages change considérablement le travail quotidien des assistants, car il automatise et simplifie la plupart des tâches administratives. Au lieu de devoir passer par des processus de réservation complexes et des rapprochements manuels, elles ont désormais accès à une interface conviviale qui leur indique rapidement les meilleures options pour les vols, les hôtels et les voitures de location. L'affichage des centres de coûts et d'autres données comptables sur les bons de livraison et les factures a été personnalisé par DER BT pour le client. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire le potentiel d'erreurs.

De plus, l'assistance directe de l'équipe de DER BT en cas de problèmes ou d'exigences particulières est un atout majeur. La rapidité d'accès et l'assistance directe de l'équipe de service à Berlin est exceptionnelle et constitue un atout qui permet à DER BT de se démarquer de ses concurrents. Elle soulage énormément les assistants et leur donne la certitude que les voyages se déroulent sans problème.

Cela permet d'économiser du temps et donc de l'argent. Pouvez-vous chiffrer les avantages économiques d'une collaboration avec un TMC ?

Dans notre analyse, nous avons comparé les coûts d'opportunité, par rapport au système utilisé précédemment. Grâce à l'utilisation du nouveau système de gestion des voyages, notre client s'attend à réaliser des économies à cinq chiffres par an. En outre, il est bien sûr essentiel que le système soit conforme à la protection des données. Il doit s'intégrer dans la structure de l'entreprise, surtout dans un cabinet d'avocats où des données très sensibles sont traitées.
données sont traitées.

Pourquoi est-ce si important ?

La protection des données est un élément essentiel de la planification des voyages, en particulier dans les secteurs fortement réglementés ou dans les entreprises qui traitent des informations confidentielles. Les voyages d'affaires contiennent non seulement des données personnelles telles que les informations sur le passeport, les dates de voyage, les séjours à l'hôtel et les détails du paiement, mais aussi, comme dans le cas d'un cabinet d'avocats, des informations sensibles sur les rendez-vous dans la ville du client. Ces données sont soumises aux lois sur la protection des données telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données).

En travaillant avec un TMC spécialisé tel que DER BUSINESS Travel, on s'assure que toutes les dispositions pertinentes en matière de protection des données sont respectées. Cela comprend des transmissions de données cryptées, des systèmes de réservation dont la sécurité a été vérifiée et des contrôles d'accès stricts afin de garantir la confidentialité et l'intégrité des données.

En outre, DER BUSINESS Travel dispose d'une vaste expérience dans la mise en œuvre de politiques de protection des données qui sont importantes pour les voyages internationaux et les différentes juridictions. Les entreprises peuvent être sûres que leurs données de voyage sont traitées selon les normes de sécurité les plus strictes.