Dans les PME, les entreprises sont régulièrement confrontées au défi de gérer efficacement leurs frais de déplacement et de prouver qu'elles réalisent des économies. Les petites et moyennes entreprises (PME) en particulier ont souvent des budgets limités et cherchent des moyens de réduire les coûts sans pour autant renoncer à la qualité. Les économies peuvent être réalisées grâce à différentes mesures telles que les taux négociés, les taux contractuels, les programmes de bonus et l'utilisation de miles de récompense. Dans cet article, vous apprendrez comment, en tant que PME, vous pouvez exploiter pleinement ces potentiels et documenter les économies de manière structurée.

1. les taux négociés et les taux contractuels comme leviers d'économie

La négociation des taux est l'une des méthodes les plus efficaces pour réduire les coûts. De nombreux fournisseurs de services - notamment les compagnies aériennes, les hôtels et les sociétés de location de voitures - proposent aux entreprises qui réservent régulièrement des tarifs dits négociés. Ceux-ci sont généralement plus avantageux que les tarifs standard disponibles publiquement. En négociant ces conditions spéciales, vous pouvez réaliser des économies substantielles à long terme.

En plus des taux négociés, il est possible de convenir de taux contractuels. Ceux-ci garantissent une politique de prix fixe pour une durée déterminée, indépendamment de l'évolution saisonnière des prix ou des fluctuations à court terme. En utilisant les taux contractuels, vous gardez une vue d'ensemble de vos frais de voyage et vous vous assurez des prix stables sur une longue période.

2. utiliser au mieux les programmes de bonus

De nombreuses PME négligent souvent le potentiel des programmes de bonus proposés par les compagnies aériennes, les hôtels et les sociétés de location de voitures. Ces programmes permettent d'accumuler des points ou des miles pour les réservations effectuées, qui peuvent ensuite être utilisés pour obtenir des réductions, des surclassements gratuits ou même des réservations gratuites. L'utilisation de miles de récompense peut donc permettre de réaliser des économies substantielles, surtout si les voyages sont réguliers.

Veillez à ce que vos collaborateurs indiquent toujours les numéros d'adhésion aux programmes de bonus lors de la réservation de leurs voyages d'affaires. Une gestion des voyages bien organisée garantit que tous les points et miles accumulés sont documentés et peuvent être utilisés ultérieurement pour d'autres voyages d'affaires. Cela maximise votre potentiel d'économies et améliore la rentabilité de vos voyages.

3. respecter les délais de réservation à l'avance

Un autre potentiel d'économies réside dans la planification et la réservation anticipées des voyages. Les délais de réservation à l'avance sont un facteur essentiel lorsqu'il s'agit de profiter de tarifs plus avantageux. De nombreux prestataires de services proposent des tarifs plus avantageux si la réservation est effectuée suffisamment tôt. Ces prix plus bas peuvent contribuer de manière significative à la réduction de vos coûts de voyage.

Il est donc recommandé de planifier et de réserver les voyages d'affaires le plus tôt possible. Une gestion centralisée des voyages, qui garde un œil sur les délais de réservation à l'avance, permet de toujours profiter des meilleures offres et d'éviter des frais supplémentaires inutiles.

4. comment documenter vos économies

La documentation des économies réalisées est une étape essentielle pour rendre compréhensible le succès de vos mesures d'optimisation des coûts. Une approche systématique vous aide à garder une vue d'ensemble et à exploiter les potentiels d'économie à long terme.

• Comparaison des prix catalogue et des taux négociés : Notez les prix standard des services et comparez-les avec les taux que vous avez négociés. La différence entre ces deux montants représente votre économie directe.
• Enregistrement des économies réalisées grâce au programme de primes : Suivez le nombre de miles ou de points que vous avez accumulés et l'argent que vous avez économisé en les utilisant. Ces économies devraient être consignées dans vos rapports de frais de voyage.
• Suivi des délais de réservation anticipée : Notez quand les voyages ont été réservés et combien vous avez économisé par rapport à une réservation ultérieure. Ce type de documentation peut vous aider à optimiser davantage vos processus de réservation.
  En suivant régulièrement ces étapes, vous pouvez suivre en permanence les économies que vous réalisez et vous assurer que vous exploitez pleinement tous les potentiels.

5. utiliser de manière ciblée les potentiels d'économie et les documenter

Pour les PME, l'optimisation des frais de déplacement par le biais de taux négociés, de taux contractuels, de programmes de bonus et du respect des délais de réservation à l'avance offre un potentiel d'économies considérable. Pour maximiser ces potentiels, il est important de documenter systématiquement toutes les économies réalisées et de les contrôler à intervalles réguliers. Cela vous permet de garder une vue d'ensemble de vos dépenses de voyage et d'améliorer constamment vos stratégies d'économie.